Gottamentor.Com
Gottamentor.Com

Što su koraci i model komunikacijskog procesa?

What is Communication Process Steps & Model

Kad god dvije ili više osoba razmjenjuje poruke, oni se uključuju u osnovni komunikacijski proces. Zvuči jednostavno, zar ne? Međutim, komunikacijski proces je stvarno prilično složen. Ne samo da sadrži nekoliko komponenti, već na jasnoću i kontekst poruke može utjecati pozitivno ili negativno nekoliko čimbenika.


Važno je razumjeti komunikacijski proces kako biste mogli učinkovito komunicirati i izbjeći pogrešno tumačenje. U ovom ćemo članku pogledati komponente komunikacije i model komunikacijskog procesa. Zatim ćemo istražiti organizacijske komunikacijske pristupe i procese. Na kraju, raspravljat ćemo o procesu komunikacije putem e-pošte.

Sadržaj


  • 1 Komponente komunikacije
    • 1.1 Kontekst
    • 1.2 Pošiljatelj / Koder
    • 1.3 Poruka
    • 1.4 Srednja
    • 1.5 prijamnik (dekoder)
    • 1.6 Povratne informacije
  • 2 Model komunikacijskog procesa
    • 2.1 Pet osnovnih koraka u modelu komunikacijskog procesa
  • 3 Organizacijski pristupi komunikaciji i procesi
    • 3.1 Proces komunikacije putem e-pošte
    • 3.2 Držite e-poštu konciznom
  • 4. Zaključak
    • 4.1 Povezani postovi

Komponente komunikacije

Komunikacija je proces razmjene verbalnih i neverbalnih poruka. Komunikaciju možemo prepoznati definiranjem njezinih komponenti na sljedeći način:

Kontekst

Kontekst je okruženje u kojem se komunikacija odvija, a uključuje organizaciju, kulturu i zajednicu. Uz to, vanjski podražaji, poput sastanaka, povremeni razgovori, e-poruke, bilješke itd. I unutarnji podražaji poput mišljenja i emocija utječu na kontekst. Tek kada se uzmu u obzir svi aspekti konteksta, može se učinkovito komunicirati.


Pošiljatelj / davača

Pošiljatelj za komuniciranje koristi kombinaciju riječi, simbola, grafikona i slika. Govornik je koder u usmenoj komunikaciji, a pisac je koder u pisanoj komunikaciji.



Poruka

Informacije koje razmjenjuju pošiljatelj i primatelj stvaraju poruku, namjernu ili nenamjernu. Pošiljatelj poruke mora uzeti u obzir kontekst kako bi poruka bila razumljiva. Uz to, poruka mora sadržavati jasan jezik, sa svim potrebnim definicijama, primjerima ili grafikom kako bi se osiguralo razumijevanje.


Srednji

Medij - kanal preko kojeg se poruka šalje - može biti elektronički, zvučni ili ispis. Na izbor medija utječu:

  • Odnos pošiljatelja i primatelja
  • Priroda poruke

Koristite usmeni medij kada je vaša poruka hitna, osobna ili kada se želi dobiti neposredna povratna informacija. Koristite pisani medij kad je tehnički, formalni ili treba dokumentirati.


Prijemnik (dekoder)

Slušatelj ili čitatelj komunikacije tumači poruku. Na prijemnik utječu kontekst, kao i vanjski i unutarnji podražaji. Ako primatelj ima pristrana mišljenja ili zablude, poruka možda neće biti primljena ispravno. Stav i osobnost također utječu na prijemnika.

Povratne informacije

Povratna informacija je odgovor primatelja - njihova reakcija na komunikaciju. Šutnja može biti oblik povratne informacije ili primatelj može odgovoriti usmeno ili pismeno. Povratne informacije koriste se za potvrdu da je poruka shvaćena i da su poduzete bilo koje potrebne mjere.


Sve komponente moraju učinkovito surađivati ​​kako bi proces komunikacije bio dovršen i prenijeti željenu poruku.

Model komunikacijskog procesa

Communication Process Model


Postupak komunikacije odnosi se na razmjenu informacija (poruke) između dvije ili više osoba. Da bi ova razmjena bila uspješna, obje strane moraju imati sposobnost razmjene informacija i međusobnog razumijevanja. Komunikacija ne uspijeva ako je protok informacija iz nekog razloga blokiran ili ako se oni koji pokušavaju komunicirati ne mogu razumjeti. Da bismo shvatili što je komunikacija - njezina svrha i vrijednost - moramo razumjeti model komunikacijskog procesa.

Pet osnovnih koraka u modelu komunikacijskog procesa

Korak 1 Postavite svoje ciljeve prije nego što se uključite u komunikaciju ili počnete prenositi poruku.

  • Što su / su ciljevi?
  • Koju radnju želite da osoba koja primi poruku poduzme nakon što je shvati?
  • Zašto je poruka važna?

Korak 2 Prepoznajte prijemnike (ciljna publika) vaše komunikacije.

  • Omogućuje prilagođavanje vaše poruke za optimalno razumijevanje.
  • Omogućuje vam ciljanje onih koji su prikladni za primanje vaše poruke.

Korak # 3 Odaberite način komunikacije.

  • Svoj izbor temeljite na onome što pokušavate postići.
  • Razmislite o razini vještina primatelja.
  • Odaberite odgovarajući obrazac, tj. Telefon, e-poštu, prezentaciju točke napajanja itd.

Korak # 4 Razmislite o vašem prijemniku.

  • Razina vašeg kompetencija i razumijevanja.
  • Kako najbolje uče i primaju informacije, tj. Vizualno, usmeno itd.
  • Kombinirajte metode komunikacije kako biste zadovoljili potrebe svih prijemnika, tj. Brošure s usmenim objašnjenjima.

Korak # 5 Uobličite svoju komunikaciju s primljenim povratnim informacijama.

  • Potražite konsenzus razumijevanja
  • Promijenite svoju poruku, vrstu komunikacije, stil, ton itd. Kako primaju povratne informacije.

Na proces komunikacije može utjecati način na koji se informacije prenose, primaju i tumače na dva načina:

  • Buka, Bilo kakve smetnje koje utječu na poruku koja se šalje, prima ili razumije.
  • Fiziološki šum. Smetanje uzrokovano načinom na koji razmišljamo i osjećamo se, tj. Umor, glavobolja, glad ili drugi čimbenici.
  • Fizički šum, Smetanje okoliša, poput buke koju stvaraju drugi ljudi, gužve, visoke ili niske temperature te jaka ili slaba osvjetljenje.
  • Psihološki šum, Nečiji osjećaj i osobnost utječu na to koliko su učinkovita komunikacija i interpretacija, tj. Obrambeni osjećaji, preokupacija ili predrasude.
  • Semantički šum, Riječi se moraju međusobno razumjeti kako bi se komunikacija odvijala. Tehnički jezik ili žargon mogu uzrokovati zbrku.
  • Kontekst, Postavka i situacija - fizička, kulturološka ili društvena - u kojoj se komunikacija odvija mogu utjecati na uspješnu razmjenu informacija.

Model komunikacijskog procesa pomaže nam definirati tko je uključen u komunikaciju i što se mora odvijati. To je okvir na kojem možemo graditi uspješnu pojedinačnu i organizacijsku komunikaciju.

Pristupi i procesi organizacijske komunikacije

Organizational Communication Approaches and Processes

Iako postoje mnoge definicije organizacijske komunikacije, za naše ćemo svrhe definirati organizacijsku komunikaciju kao slanje i primanje poruka u određenom okruženju ili okruženju (organizaciji) radi postizanja zajedničkih, individualnih ciljeva među međusobno povezanim ljudima.

Proces organizacijske komunikacije uključuje slanje i primanje poruka u pisanom obliku (neverbalno) ili osobno (usmeno). Velik dio organizacijske komunikacije uključuje prijenos informacija. Međutim, složenija komunikacija, poput rješavanja sukoba, zahtijeva sposobnost obrade značenja i pregovora koristeći pravila organizacije.

Bez obzira smatra li se komunikacija jednostavnom ili složenijom, kako bi se razumjelo, poruka mora biti jasna, sažetka i izbjegavati politički ili kulturološki marginalizirani jezik. Organizacije moraju modelirati učinkovite komunikacijske vještine u:

  • anketiranje
  • Stvaranje pozitivnih radnih odnosa
  • Ocjene uspješnosti
  • Rješavanje sukoba
  • Odlučivanje
  • Kontrola stresa
  • Organizacijska socijalizacija
  • Pojedinačne i grupne prezentacije
  • Komuniciranje s vanjskim javnostima

Organizacijska komunikacija kontekstualno je i kulturološki ovisna jer ljudi prenose poruke i informacije u pisanom obliku, elektroničkim putem i licem u lice. Priroda i funkcija (kontekst) organizacije utječe na komunikaciju. Uz to, svaka organizacija ima svoju jedinstvenu kulturu. Da bi komunikacija bila uspješna unutar organizacije, i kontekst i kultura moraju se podudarati i raditi zajedno.

Organizacijska komunikacija gradi odnose unutar s članovima organizacije i s vanjskom javnošću. Uspjeh organizacije ovisi o sposobnosti njezinih članova da učinkovito komuniciraju. Zaposlenici trebaju sposobnost da budu vješti u javnom predstavljanju, slušanju i međuljudskoj komunikaciji da bi uspješno komunicirali u organizaciji. Uspješna organizacija pružit će obuku za osiguranje uspjeha svojih zaposlenika.

Organizacijska komunikacija koristi organizacijama na nekoliko načina:

  • Prihvaćanje osoblja promjenama
  • Dovršavanje zadataka postupaka, politike i propisa koji podržavaju kontinuirano svakodnevno poslovanje
  • Izvršavanje zadataka koji se odnose na posebne uloge i odgovornosti prodaje, usluga i proizvodnje
  • Razvijanje odnosa za uspješnu komunikaciju s obzirom na zadovoljstvo poslom, moral i individualne stavove
  • Planiranje, koordinacija i kontrola operacija upravljanja

Važno je razumjeti organizacijske komunikacijske pristupe i procese za razvijanje i oplemenjivanje komunikacije zaposlenika. Svaka organizacija mora definirati svoj vlastiti pristup za učinkovitu komunikaciju, definirajući procese koje će uspostaviti kako bi poboljšala unutarnju i vanjsku komunikaciju.

Organizacije moraju imati kompetentne komunikatore za uspješno svakodnevno poslovanje. Od internetske stranice tvrtke, preko priručnika za zaposlenike, do razgovora o prekidu, svi aspekti komunikacije u organizaciji moraju surađivati ​​na komunikaciji o namjerama, kulturi i obvezama organizacije unutarnjim i vanjskim osobljem.

Proces komunikacije putem e-pošte

E-pošta je izbor koji mnogi čine kao medij putem kojeg mogu isporučiti poruku. Iako je brz i relativno jednostavan za upotrebu, morate biti sigurni da oni razumiju postupak i svrhu komunikacije putem e-pošte kako bi je učinkovito koristili.

Postoji pet komponenti komunikacije putem e-pošte:

# 1 Pošiljalac

Uspješna komunikacija putem e-pošte zahtijeva da pošiljatelj (koji se također naziva izvor ili komunikator) poruku kodira kombinacijom grafikona, simbola, riječi i slika kako bi se postigao željeni odgovor.

# 2 Prijemnik

Primatelj (tumač) shvaća pošiljateljevu e-poruku dekodiranjem i tumačenjem.

# 3 Poruka

Poruka ili sadržaj e-pošte je informacija koju pošiljalac želi prenijeti primatelju.

# 4 Medij

Medij, koji se također naziva kanal, je sredstvo koje odabire za prijenos poruke. Uz e-poštu medij je računalo ili mobitel.

# 5 povratne informacije

Nakon uspješne slanja, primanja i razumijevanja adrese e-pošte, svaki odgovor koji upućuje na razumijevanje primatelja - usmenog ili pismenog - smatra se povratnom informacijom. Povratne informacije pomažu nam da utvrdimo jesmo li ispunili svoju svrhu.

zabavne uredske igre

E-pošta olakšava komunikaciju s drugima u bilo koje vrijeme i na drugom mjestu, posebno s pojavom pametnog telefona. Uz to, prijamnik ima mogućnost da odgovori odmah. No, uz prednosti ove metode komunikacije, dolazi i do nekih problema. Moramo se sjetiti da je e-pošta komunikacijski alat i da joj ne dopuštamo da pokreće naše akcije, već je koristimo za postizanje naših komunikacijskih ciljeva. Uraditi ovo:

Držite svoju e-poštu konciznom

Ljudi očekuju da je komunikacija e-poštom izravna i do točke. Prvih nekoliko redaka trebali bi prenijeti namjeru vaše e-pošte i obavijestiti primatelja ako odgovor, ako je potrebno, mnogi sustavi omoguće primatelju da pročita početak e-pošte prije nego što ga otvori.

  • Budite profesionalni. Nije važno kome se obraća e-pošta - vašem šefu, menadžeru angažiranja ili suradniku - vaš bi sadržaj trebao biti profesionalan po svom sadržaju i sastavu. Nemojte koristiti tekstualni tekst, osmijeha, zbunjujuće fontove ili grafiku koji nisu dio razgovora. Na taj način manje je vjerojatno da će vaš sadržaj biti pročitan i shvaćen ozbiljno.
  • Biti pristojan. Nikada ne započnite svoju e-poštu naredbom, već radite s pozdravom, poput 'Pozdrav' i imenom primatelja. Izbjegavajte uporabu svih velikih slova ili uskličnika jer emitiraju vikanje. Zatvorite svoju e-poštu s 'Hvala', a slijedi vaše ime.
  • Ne dozvolite da e-pošta zamijeni komunikaciju licem u lice. Neki razgovori djeluju bolje osobno. Ne koristite e-poštu da biste izbjegli komunikaciju licem u lice. Ako poruka e-pošte nije najbolji izbor za komunikaciju, odaberite alternativnu metodu. Kako bi bila učinkovita, komunikacija e-poštom mora biti jasna, sažetka i razumljiva. Sljedeći postupak komunikacije putem e-pošte pomaže vam jamčiti da je vaša e-pošta učinkovit alat za komunikaciju.
  • Odredite svrhu e-pošte. Na taj način možete lakše odlučiti želite li poslati poruku. Provjerite je li vaša svrha jasno navedena u prvom odlomku.
  • Odredite koje korake želite primiti od e-pošte koja treba poduzeti
  • Dovršite zadatak, tj. nazvati nekoga ili nešto naručiti.
  • Odgovorite sa traženim informacijama.
  • Pročitajte e-poštu, bez odgovora.
  • Odlučite trebate li pomoćne informacije. Identificirajte i priložite bilo koju prateću dokumentaciju ili informacije.
  • Koristite liniju predmeta kako biste saželi namjeru svoje poruke. Ispunite liniju predmeta nakon sastavljanja poruke e-pošte. Provjerite je li sadržaj vaše poruke sažet, jer to potiče prijemnika da otvori i odgovori na vašu poruku.

Komunikacija putem e-pošte igra značajnu ulogu u svakodnevnom radnom životu, obogaćujući i olakšavajući poslovanje sposobnošću razmjene informacija bez obzira na lokaciju i vrijeme. Međutim, zaposlenici se često žale na veliku količinu poruka e-pošte koje dobivaju i na kojima moraju poduzeti mjere. Uz to, mogućnost korištenja e-pošte u bilo kojem trenutku znači da zaposlenici često nemaju vremena udaljenog od posla prekinutog organizacijskom e-poštom. Zaposlenici trebaju osjećaj osobne kontrole kako bi izbjegli stres vezan za posao, a to se proširuje na mogućnost primanja i odgovaranja na e-poruke ako i kada je to primjereno.

Zaključak

Komunikacija je proces odašiljanja i primanja poruka, verbalnih i neverbalnih. Budući da je učinkovita komunikacija dijalog, a ne monolog, učinkovit je samo ako donosi željeni odgovor primatelja. Da biste bili uspješan komunikator, morate na odgovarajući način prenijeti informacije, misli i osjećaje na način da motivirate, podučavate i informirate druge. Morate odabrati najbolji medij, poznavati svog primatelja i koristiti povratne informacije za praćenje učinkovitosti komunikacije i modificirati ih u skladu s tim. Korištenje informacija i alata u ovom članku može vam pomoći razumjeti i koristiti komunikacijski proces kao učinkovit komunikator.